Dowód księgowy biuro rachunkowe Lódź

Dowód księgowy − dokument będący podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych (np. faktura VAT).

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
• opis operacji gospodarczej, oraz jej wartość, w miarę możliwości określoną także w jednostkach naturalnych
• datę dokonania operacji, a także datę wystawienia dowodu (gdy sporządzono go pod inną datą)
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe powinny być:

• rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej
• kompletne
• wolne od błędów rachunkowych

Niedopuszczalne w dowodach księgowych jest dokonywanie wymazywania i przeróbek.

Wyróżnić można następujące rodzaje dowodów księgowych:

• zewnętrzne własne - przekazane w oryginale kontrahentowi
• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki

Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych mogą być również dowody księgowe:

• zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą być wymienione w dowodzie zbiorczym
• korygujące
• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
• rozliczeniowe - ujmujące dokonane uprzednio zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

Kontrola dowodów księgowych prowadzona jest przez głównego księgowego lub upoważnione przez niego osoby. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis osoby odpowiedzialnej. Wyróżnia się:

• Kontrolę merytoryczną, która polega na zbadaniu danych zwartych w dokumencie pod względem ich zgodności z rzeczywistością, zbadaniu celowości operacji gospodarczej z punktu widzenia gospodarczego, zbadaniu zgodności z przepisami prawnymi.
• Kontrolę formalno-rachunkową, która ma na celu wykrycie wszystkich błędów formalnych oraz rachunkowych.

Dokument księgowy, który zawiera braki lub nieprawidłowości zwracany jest do odpowiedniej komórki lub osoby odpowiedzialnej w celu dokonania odpowiednich korekt.

 Dowody księgowe przechowuje się w taki sposób aby zabezpieczyć je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem, zniszczeniem. Dowody księgowe przechowywane są w postaci oryginalnej, w określonym porządku w podziale na okresy sprawozdawcze.Mogę być przechowywane:

• w siedzibie firmy,
• poza siedzibą firmy, należy to zgłosić do właściwego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od daty ich wydania, w razie kontroli trzeba zapewnić dostępność dokumentów podmiotowi kontrolującemu.

Dokumenty księgowe najczęściej przechowywane są przez okres 5 lat (wyłączając sprawozdania finansowe). Czas przechowywania dokumentów zależny jest od daty przedawnienia zobowiązania podatkowego.